1、明确需求和目标：在寻找策划公司之前，首先要明确年会的主题、规模、预算、参与人群等需求和目标，这将有助于您更好地选择合适的策划公司。

2、搜索和筛选：通过网络搜索、朋友推荐等方式，收集一些策划公司的信息，然后根据公司的资质、经验、口碑、服务范围等方面进行筛选，选择几家符合要求的公司。

3、了解公司实力：在选择策划公司时，要了解公司的实力和经验，可以查看公司的过往案例、客户评价、团队构成等方面，以确保公司具备足够的实力来完成年会的策划工作。

4、沟通与交流：与策划公司进行沟通，了解他们的服务流程、策划思路、创意方案等，可以通过面谈、电话、邮件等方式进行沟通，以便更好地了解他们的专业水平和服务质量。

5、确定合作细节：在确定合作之前，要明确合作细节，包括服务范围、费用、时间安排、合同条款等，确保双方对合作细节有明确的了解和共识。

6、签订合同：在确定合作之后，要签订合同，明确双方的权利和义务，合同应包括服务内容、费用、支付方式、保密条款、违约责任等，以确保合作的顺利进行。

7、跟进与反馈：在年会策划过程中，要与策划公司保持密切的沟通和跟进，及时反馈意见和建议，在年会结束后，要对整个策划过程进行总结和评估，以便不断改进和提高服务质量。

寻找一家专业的策划公司来策划年会需要认真选择和考虑，要明确需求和目标，搜索和筛选合适的公司，了解公司实力和服务质量，确定合作细节并签订合同，在策划过程中要保持密切的沟通和跟进，及时反馈意见和建议，以确保年会的成功举办。